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　　1.企业进出口收、付汇的需要。实际业务中不管合同的交易条件是什么，交易标的是什么，交易的当事人是谁，各方追求的目的（货物和货款）都与金钱/货币有关，如何实现货币的转移，怎样支付货款、如何收取货物，实践中多通过单据加以实现，因为国际贸易中常用的贸易条件为FOB、CFR、CIF等，而这些交易最重要的特点之一就是“象征性交货”（当事人买卖代表货物所有权的单据等于买卖货物）。

　　2.合同履行的手段和证明。在业务活动中提交相应单据是当事人履行合同的手段，也是当事人完成合同义务的证明。合同订立后，履行阶段可概括为“货、证、船、款”四环节，无论是哪个环节，进出口商及合同有关的相应各方只有在履行了约定义务的情况下才能取得相关单据，没有提交应交付的单据就意味着没有按规定履约。

　　3.避免和解决争端的依据。国际贸易各方订立合同的目的是为了实现各自的利益，在订立合同之初就认为自己在买官司、买争议的人是不存在的。但因为从事国际贸易活动的人分处异国，市场经常发生变化、有利和不利因素在不断的转换、新情况时有出现，贸易活动中发生争议、矛盾也是正常的。关键是要做好自己的“功课”，防患于未然。因为国际贸易是单据贸易，所以在合同订立之前、之中和之后都要对相关单据严格把关，不然就可能造成因单据的不规范、不确切、存在授人以柄的漏洞而引发麻烦或在发生有关争议后无法利用合法的手段（出示合格的单据）保护自己，更谈不上对对方的不合理要求据理力争、成竹在胸地说“不”。

　　4.直接影响国家、企业和个人的形象和利益。做好国际贸易单证工作对整个国家、每个企业和每个从业员工的形象和利益都有重大影响。一般而言，发达国家商人制作的单据具有规范、标准、符合业务发展趋势的特点，我国因2004年7月修订后实施的《中华人民共和国对外贸易法》允许个人从事国际贸易活动，所以涌现了一批新的公司，新公司的单证从业人员制单水平参差不齐，难免会出现这样或那样的问题。据银行有关部门的统计，新成立的公司在装运完毕后所提交的单据中，不合格或有不符点的占80%，这样势必影响公司的效益和形象，从业人员的日子也不会好到哪里去。实践中，美观、整洁、清晰和正确的单据会像一部爱不释手的作品那样为各方所认可、接受、欣赏，粗略、杂乱、含糊、错误的单据毫无疑问会大大增加公司的副面效应。为此，培养、招聘经验丰富、能力娴熟、知识全面的单证人员就成为企业的“必修课”了。

　　5.单证工作是企业经营管理的重要环节。企业对整个贸易环节都应进行有效的监管，单证管理又是最后一个环节，即使洽谈、订合同、备货、报检、报关、保险、装运等环节没有任何问题，在制作、提交单证方面出了问题，也会致使业务前功尽弃。所以所有企业都应加强、重视单证工作，力争为每笔业务画上圆满的句号。

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