关于规范使用办公邮箱的通知

2023-04-13 来源：中国教育在线

各处室、部门：

为进一步规范办公邮箱使用管理，增强办公邮箱安全防护能力，按照上级文件和学校要求，现就加强我校办公邮箱使用管理相关工作要求通知如下。

一、办公邮箱定义：

办公邮箱是指以部门或学校名义发送、接收、存储、处理、转发邮件的邮箱，不包括处理个人邮件的邮箱。例如：行政办接收个人工作总结的邮箱，接收市民中心、教育局通知文件的邮箱，以及向上级部门上报各种材料的邮箱。

二、落实办公邮箱网络安全责任制

请各部门明确办公邮箱的负责人，并填写《秦皇岛开放大学办公邮箱备案表》，于6月17日下班前交信息技术中心。

三、严格执行文件传输规定

1、各部门办公邮箱内的邮件要定期（30天）进行备份清理，不得存储大量公务信息。即超过30天的邮件如果仍有用，就备份到本地，否则彻底删除。

2、各部门已在使用的办公邮箱，即日起，禁止用于个人用途使用，不可通过此邮箱接收或发送个人邮件。

3、如发生邮箱安全事件，务必保留问题邮件原件，并及时向信息技术中心报告。

四、加强办公邮箱防护措施

1、办公邮箱登录密码需采用高复杂度口令（8位以上大小写字母＋数字＋特殊字符组合），严禁使用弱口令（123456、部门缩写、部门电话号码、生日等），邮箱登录口令需定期更换，专人专用，并杜绝轮换使用。

2、办公邮箱需开启二次验证功能，即每次登录需要通过输入短信验证码进行二次验证，邮箱绑定的手机号码应为负责人手机号码。

五、防范“钓鱼邮件”攻击

办公邮箱负责人应加强网络安全防范意识，不在陌生电脑上登录使用办公邮箱，不轻信发件人地址中显示的姓名、不放松对“熟人”邮件的警惕，不要点开陌生邮件中链接，不要使用公共场所网络设备执行操作。登录邮箱的办公电脑，做好安全防护，定期杀毒，防范互联网黑客入侵及U盘病毒。

请各部门进一步提高安全意识，切实履行网络安全责任，确保不发生办公邮箱安全事件。

技术咨询：信息技术中心0335-3076207