北京自考《秘书学概论》问答题总结十二

　　126.秘书所在组织内环境构成⑴组织的结构要素(如机构、人员、职责、制度)⑵组织动态运行要素(运转效率、协同状态)⑶组织生态发展要素(如反应力、创新力、力、凝聚力)⑷组织心态观念(心理、精神)⑸组织的物质条件

　　127.秘书所在外部环境：外部环境是一个庞大的、层次分明的开放的系统，从国家方针政策、法律法规到社会经济、文化、科技环境，以及周围部门环境，都属于外部环境，都是对秘书工作有密切影响。秘书部门是组织与外部沟通、交往的枢纽，应协助领导不断调整、密切与外部的关系

　　128.处理改善秘书部门与上级领导机关的关系⑴遵从其领导与指导⑵加强为其服务⑶是加强沟通与协调

　　129.处理改善秘书部门与职能部门的关系⑴有效提供综合服务(包括信息服务)⑵要做好协调工作⑶尊重和依靠各部门，不要超越职权，或包办代替

　　130.处理改善秘书与群众的关系：应在指导思想上以人民群众利益为出发点和归宿;在工作上把深入联系群众与贴近领导结合起来;在作风上，尊重与关心群众，甘当小学生

　　131.秘书职能环境的作用⑴职能环境对秘书工作的规定性，正确把握职能环境的规定性，有助于充分利用环境条件，规范工作行为，否则就会行为失范、难以称职⑵职能环境对秘书工作的导向性。

　　主要指秘书要遵从组织环境的目标及领导工作目标，适应职能环境变化的趋势⑶职能环境对秘书工作的促动性。体现为行政性促动、诱导性促动，比较性促动等⑷职能环境对秘书工作的机构性和风险性

　　132.秘书职能环境的影响⑴职能环境的信任度(信任度体现在许多方面，信任度越高，领导重用，群众依赖，自然是秘书充分发挥职能作用的前提)，秘书要做好工作，提高形象，增强信任度⑵职能环境的和谐度。秘书要主动配合(各方)，态度谦虚，加强沟通。如果处处不为别人方便着想，老死不相往来，工作也是搞不好的⑶职能环境的开放度。主要指信息要灵敏，广泛吸收信息与知识，才能提高参谋服务水平⑷职能环境自由度。可以充分调动秘书的积极因素。自由度是由体制、权力运用方式、制度、领导风格及作风等因素构成的，也与上述的信任度、和谐度、开放度有关

　　133.适应职能环境各要素包括⑴适应环境特征⑵东路职能环境需要⑶顺应职能环境发展⑷开发职能环境资源

　　134.适应职能环境特征⑴要适应宏观环境特征与发展趋势⑵适应所在组织的行业环境特征⑶适应所在组织的环境特征⑷要适应秘书部门做为综合办公部门的环境特征⑸要适应具体岗位环境特征

　　135.满足职能环境需要：秘书的职能环境决定了秘书必需时刻注意，满足领导工作的需要，包括日常工作、参谋辅助、随机跟踪的需要

　　137.顺应职能环境发展：包括长期、中期、短期规划与临时变化均要把握顺应

　　138.开发职能环境资源⑴开发领导资源，即要正确充分利益领导权威贯彻领导决策⑵开发信息智能资源，这是秘书智慧之源⑶通过协调，开发其他职能部门的资源，配合工作

　　138.秘书如何优化职能环境⑴立足点。是从客观实际出发，立足于做好本职工作，从现实需要着手⑵着力点。主要是从具体工作环境出发，关键是优化与领导主辅配合的关系，同时把优化与其他部门和群众的关系结合起来⑶主要途径。靠自身卓有成效的职能工作，取得信任与重视，构成改善环境与提高工效的良性循环

　　139.秘书对具体环境障碍的排除⑴信任障碍(工作失误、工作态度、思想动机不正、误会等造成的障碍)⑵理解障碍，要使领导和各方正确理解秘书工作⑶沟通障碍，如虚假信息、信息网络低效运转、人际关系隔阂均会造成沟通障碍⑷利益障碍，是当今危害大的，又是客观存在的问题

　　140.优化秘书的物质环境⑴办公室①位置宜靠近主要服务对象附近②考虑不同岗位工种的需要③建筑条件宜宽畅、明亮、坚固、防水、防潮等④温度、湿度、通风度、采光度、噪声度、保密度诸因素⑵食宿、交通、通讯条件⑶办公自动化方面的设备